Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

Jika suatu perusahaan melakukan pembayaran dalam jumlah tertentu yang dipandang tidak praktis jika menggunakan cek, pengeluaran dilakukan dengan menggunakan dana kas kecil. Pengelolaan dana kas kecil dilakukan oleh petugas khusus dengan menerapkan sistem tertentu oleh karena itu dalam pengelolaan dana kas kecil diperlukan standar prosedur pengelolaan dana kas kecil yang ditetapkan perusahaan. Dalam perusahaan yang menyelenggarakan akuntansi secara manual, selain adanya prosedur yang ditetapkan, perlengkapan dan peralatan yang diperlukan dalam pengelolaan dana kas kecil antara lain : 

1. Buku Jurnal Pengeluaran Kas
2. Buku Jurnal Kas Kecil
3. Formulir surat permintaan, pengisian dana kas kecil
4. Formulir permintaan pengeluaran dana kas kecil
5. Formulir bukti pengeluaran kas kecil
6. Formulir laporan penggunaan dana kas kecil
7. Alat-alat tulis kantor 
8. Alat hitung manual dan elektronik.

• PROSEDUR PENGELOLAAN DANA KAS KECIL

Kegiatan pengelolaan dana kas kecil meliputi pembentukan dana kas kecil, penggunaan dana kas kecil, dan pengisian kembali dana kas kecil. Prosedur atau langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan tersebut adalah sebagai berikut :

a. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Dana kas kecil di bentuk (disediakan) berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur akuntansi semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian hutang sehingga unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian hutang, bagian kasa, dan bagian pemegang dana kas kecil. Tugas masing-masing adalah sebagai berikut :

1. Bagian Hutang

• Menerima surat keputusan, pembentukan dana kas kecil dari kepala bagian keuangan.
• Membuat bukti pengeluaran kas dalam tiga rangkap. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bagian kasa dilampiri surat pembentukan dana kas kecil. Lembar 2 diserahkan kepada bagian buku pembantu yang terkait misalnya, bagian kartu biaya dan kartu persediaan untuk disisipkan.
• Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum dibayar (berfungsi sebagai buku pembantu hutang).
• Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagian kasa dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil.
• Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yang telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang disediakan.
• Menyerahkan bukti kas pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap kepada bagian jurnal dan laporan.

2. Bagian Kasa

• Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.
• Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk ditanda tangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengeluarkan kas.
• Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 serta surat pembentukan dana kas kecil.
• Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 ke bagian hutang dilampiri surat bukti pembentukan dana kas kecil, dan lembar ke 3 diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.

3. Bagian Jurnal dan Laporan

• Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah di cap lunas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.
• Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas (register cek)
• Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah dibayar.

4. Pemegang Dana Kas Kecil

• Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa
• Menguangkan cek ke bank dan menyimpan dana kas kecil
• Mengarsipkan bukti pengeluaran berdasarkan urutan tanggal.